Hogyan tudjuk működtetni és értékelni a javaslati rendszerünket?

    — Ne használjunk „ötletdobozt”.

    — Egyszerűen, és értelemszerűen kitölthető javaslati nyomtatványt alkalmazzunk.

    — Az ötlet részletes kidolgozásában, tesztelésében és bevezetésében egy kaizen                 csapat vegyen részt.

Az első kettő „bajuszka” rendkívül fontos az ötletrendszer fenntartása céljából. A javaslati rendszerek értékes dolgozói problémafeltárásai az esetek nagy többségében az úgynevezett „ötletdobozban” halnak el. Ennek számos oka lehet. (például ha a csoportvezető átnézve a javaslatot konstatálja, hogy miért nem jó a problémafelvetés, talán az érdekeltség hiányában is, nem jelez vissza a javaslatszerzőjének, ezáltal a jövőre nézve egy potenciális „fejlesztőt” valószínűleg már el is veszítettünk).

Ha van rá mód, és lehetőség akkor a fejlesztési javaslatot tartalmazó formanyomtatványt, egy gyűjtődoboz helyett, a csoportvezetőnek személyesen kelljen átvennie. Ha a dolgozó nem is tudja a csoportvezetőhöz azonnal eljuttatni a javaslatot abban az esetben még semmi negatív érzés nem keletkezik a dolgozóban, esetlegesen még jobban át is gondolhatja az elképzelését.

Az „ötletdoboz” eliminálásával elkerülhetjük az olyan nem éppen előremutató javaslatok keletkezését is, mint például: legyen egy sör automata az öltözőben, mert az javítaná a munka hangulatát…

Amennyiben a feltárt veszteség egyértelműen eliminálható akkor akár egyénileg (amennyiben csak dolgozó lokális munkakörülményeit befolyásolja a változás), de célszerű az érintett kaizen csapattal elvégezni a tesztelést, bevezetést lehetőleg az „ötletgenerátor” minél mélyebb bevonásával. Amennyiben speciális szaktudást igénylő probléma megoldásra van szükség (például: az informatikai rendszerbeli változtatásra) akkor a jól képzett mérnökökre, technikusokra vagy karbantartókra kell támaszkodni szintén az „ötletgenerátor” bevonásával, hogy a változást követően minél inkább magáénak érezze a megoldást.